Digitale factuur

Al weer een tijdje toegestaan: digitaal factureren. Maar wat mag nou wel en wat is niet toegestaan? Divergent zet de punten voor u nogmaals op een rij:

Vanaf februari 2009 is het voor bedrijven toegestaan om digitaal te factureren. Dit betekent dat u uw klanten in principe geen papieren factuur hoeft toe te zenden. Hierdoor kan niet alleen op de kosten van het verzenden worden bespaard, maar kan bovendien de factuur in veel gevallen rechtstreeks worden verzonden aan de financiële administratie. dat laatste betekent over het algemeen minder vertraging bij het voldoen van de factuur.

Mocht u ook overwegen om digitaal te factureren laat Divergent u dan vrijblijvend informeren over de mogelijkheden.

Niet verplicht

Klanten hóeven een digitale factuur echter niet te accepteren. Je moet dus vooraf toestemming vragen of de klant het akkoord vind dat de facturen vanaf dat moment digitaal worden verzonden. (als je in je algemene voorwaarden opneemt dat er digitaal gefactureerd wordt, dan hoef je nadien niet meer om toestemming te vragen).

Software nodig?

In principe heeft u geen aparte software nodig om een digitale factuur te maken. U maakt gewoon gebruik van de middelen die u nu ook al gebruikt. Sommige boekhoudprogramma's leveren reeds de mogelijkheid aan om facturen digitaal te verzenden. Ter beveiliging kan van de factuur een PDF document worden gemaakt. U kunt dan het document tevens beveiligen met een wachtwoord, waardoor er behalve door degene die het wachtwoord kent geen wijzigingen in het document kunnen worden aangebracht door de ontvanger. De ontvanger kan het bestand dan alleen lezen en niet bewerken.

Verzenden van digitale factuur

Voeg de digitale factuur als gewoon bijlage bij een e-mail. Indien u  twijfelt of de ontvanger beschikt over een programma om .pdf documenten te lezen, kunt u een link toevoege naar de website om Adobe Reader te downloaden. Om te voorkomen dat de e-mail niet bij de juiste persoon terecht komt is het belangrijk om het juiste mailadres te weten en te gebruiken. Door het toevoegen van een lees-/ ontvangstbevestiging aan je e-mail kan je zien of de factuur inderdaad is ontvangen (maar dan moet de ontvanger het verzenden van de ontvangstbevestiging wel accepteren).

Bewaarplicht 

Met het toestaan van de digitale factuur is ook dit deel van de wettelijke bewaarplicht gewijzigd. Nog steeds geldt dat je wettelijk verplicht bent om facturen zeven jaar te bewaren. Dit kan op papier, maar mag ook digitaal. Het is wel belangrijk om dit overzichtelijk te doen en bovendien maatregelen te nemen ter beveiliging en tegen gegevensverlies (bijvoorbeeld door het regelmatig maken van een backup van uw administratie).

Factuurinhoud

De factuur dient aan dezelfde eisen te voldoen als een papieren factuur.
In ieder geval moeten verplicht vermeld worden:

● uw BTW-identificatienummer

● het inschrijfnummer van de KVK

● het volgnummer van de factuur (facturen moeten doorlopend genummerd zijn, eventueel in meerdere reeksen)

● de factuurdatum

● de naam en het adres van uw onderneming

● de naam en het adres van uw klant

● een omschrijving, het aantal van de geleverde goederen of verleende diensten èn de datum waarop u de goederen heeft geleverd of de diensten heeft verleend

● de prijs exclusief BTW

● het toegepaste BTW-tarief

● het bedrag van de BTW

● het totaal te betalen bedrag

Zie ook: KVK folder Wettelijke eisen aan bedrijfscorrespondentie

Bronnen: KvK, Belastingdienst

Overige info

Voor de volledigheid verwijs ik hierbij ook door naar de website van de Nederlandse overheid over het digitaal factureren: www.e-factureren.info